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山东青年政治学院教学档案管理实施细则

时间: 2017-05-24 17:14     

  山青院办字〔2017〕8号

  教学档案是指在教学实践、教学研究和教学管理活动中直接形成的具有重要保存和研究价值的纸质、电子、实体以及声像等不同载体材料。教学档案是学院重要的信息资源,是衡量学院管理水平的重要标志。为进一步规范教学档案管理,依据《山东青年政治学院档案归档范围及保管期限》(山青院办字〔201457号)、《山东青年政治学院档案立卷与归档工作规定》(山青院办字〔201458),制定本实施细则。 

  第一条 教学档案范围 

  1.贯彻上级主管部门文件精神及学院制定的有关教育教学建设和改革、教风、学风建设的重大决策、决议、规章制度等文件; 

  2.向政府部门或学院领导递交的有关教学工作的重要请示、申报材料、工作报告以及相关成果、记录、备案材料;  

  3.学院招生、日常教学运行、教学建设和教学改革等过程性材料; 

  4.体现学院社会地位或学界声誉的有关教育教学活动、事件、成果等文件或实物(如个人、集体奖状等); 

  5.学院领导机关、部门等要求留存的其他教学工作文件材料。 

  第二条 教学档案管理 

  1.教学档案管理实行集中管理和临时管理。 

  2.学院档案馆对教学档案集中管理,仅具有临时使用价值的教学档案可存放在教学单位或相关部门。 

  3.按规定应归存于档案馆管理的档案,相关部门和教学单位应将文件材料整理、组卷、装订,并及时向学院档案馆移交。移交前,各教学单位、相关部门要建立并留存档案目录。 

  第三条 教学档案的生成与标准 

  1.教学档案主要产生于日常教学运行、教学建设和教学改革之中。教学档案的生成实行分级负责制,重要的教学活动与教学管理工作中直接形成的文件材料由活动的组织者负责积累、整理。 

  2.档案生成的标准 

  1)作为档案的教学文件材料必须对学院和社会当前或长远发展具有史料价值、参考价值和凭证价值。 

  2)作为档案的教学文件材料必须是反映教学管理、教学实践过程中重要节点的信息,具有完整性、准确性、系统性。 

  3)作为档案的教学文件材料,必须反映事件或活动的全过程,符合教学活动和教学管理的特点及相应材料的生成规律。 

  第四条 教学档案保管期限 

  1.具有史料研究价值的教学档案应该永久保存。 

  2.具有长期保存价值的教学档案应该保存50年以下。 

  3.具有短期保存价值的教学档案应该保存15年以下。 

  4.具有临时使用价值的教学档案应该保存至所涉及的学生毕业离校后一年。 

  本条第123款所指档案应由校档案馆保存。 

  第五条 教学档案归档流程 

  1.结合日常管理工作,各教学单位、相关管理部门负责教学档案人员按附表目录文件材料,定期进行整理,并按照学院档案管理工作规定时间归档。 

  2.归档按照分年度、分项目、分期限等原则分别立卷。具体要求按照《山东青年政治学院档案立卷与归档工作规定》(山青院办字〔201458)的相关规定进行。  

  3.做好本单位归档文件材料的记录,详细说明归档文件的名称、去向、存放地点、办理归档的时间。 

  第六条 教学档案工作职责 

  教学档案工作是管理工作的重要组成部分,应纳入各级管理人员岗位职责。教学单位教学档案管理工作应作为教学单位教学工作评价的内容。 

  1.档案馆 

  按照《山东青年政治学院档案立卷与归档工作规定》(山青院办字〔201458)要求,指导和检查全校教学档案工作,验收各部门移交的教学档案。组织全校专、兼职教学档案员进行业务学习和经验交流,不断提高工作质量。 

  2.教务处、教学质量监控与评估中心等管理部门 

  在布置、检查教学工作时,应同步布置、检查教学档案建设工作,将教学单位档案管理工作列入学院对教学单位教学管理工作的考核内容。定期或不定期地组织教学档案质量检查。 

  3.教学单位 

  按照归档范围要求,做好本单位教学文件材料的收集、整理与保管工作。根据《山东青年政治学院档案立卷与归档工作规定》(山青院办字〔201458)及本实施细则要求,将应归档文件材料合理组卷,及时向学院档案馆移交。同时做好临时教学档案文件的整理和保存工作,做到取用方便。 

  4.继续教育学院关于成人教育脱产(业余)教学相关材料的归档工作参照执行。 

  第七条 本细则由档案馆、教务处、教学质量监控与评估中心负责解释。 

  第八条 本细则自颁布之日起施行。 

    

  附件:1.管理部门教学档案归档目录 

  2.教学单位教学档案归档目录 

附件: